「薔薇」「醤油」「顰蹙」を辞書を引かずにスラスラっと書くことができますか？
これはちょっと難しいですね。
でも、パソコンを使えば簡単にできてしまいます。
ひらがなで「ばら」「しょうゆ」「ひんしゅく」と入力すれば、パソコンが自動的に文字を変換してくれるので、自分では書けない難しい漢字も瞬時にメールに反映することができます。
便利になったものです。
このようにパソコンの自動変換機能に助けられている方は多いことでしょう。
うろ覚えの漢字も変換候補から探せば、簡単に入力できてしまいます。
そのせいか、自動変換機能に頼りきったメールもよく目にします。
例えば「対応する事が出来ない場合は、可及的速やかに御報告頂きます様お願い申し上げます」という一文。
こんなに漢字が多いと、読むときにメール全体が「黒っぽく」見えて読みづらくなります。
なぜなら、メールの文字は上下左右の空間が少なく、文字同士が詰まっているため、ひらがなより画数の多い漢字が多くなるとギュッと文字が詰まって見え、目に圧迫感を与えるのです。
ひらがなだらけのメール文も読みづらいものですが、文中の漢字の比率を調整するだけで、ぐっと読みやすくなります。
上記の文例では、「する事」「出来ない」「頂きます様」のように文中でよく使う言葉を「すること」「できない」「いただきますよう」とひらがな表記にしてみましょう。
「御」の多用にも注意しましょう。
「御報告」のように丁寧に表現する際の「御」は一文に何度も出てくるとくどくなるので、「ご」「お」とひらがなで表記するほうが読みやすいです。
漢字を使うほうが威厳があると考え、難しい表現を多く使う方もいますが、これも好ましくありません。
回りくどくなってしまい相手に真意が伝わりません。
例えば「可及的速やかに」は「できるだけ早く」、「漸次減少傾向にあり」は「次第に減る傾向にあり」とするほうがわかりやすいです。
漢字の多用や難解な表現は避け、一度読めば内容がすっと頭に入る簡潔で明快な文章を心がけましょう。
メールは見た目の読みやすさも大切です。