今、あなたが職場でやりとりしているメール。
書き方に思い込みや間違いはありませんか？
知らず知らずのうちに相手に不快な思いを与えたり、失礼な文面になっていないでしょうか？
そこで、今さら誰にも聞けない仕事のメールの基本ルールや適切な言い回しを、あなたにこっそり伝授いたします。
今回は、メールで一番最初に書く「宛名」についてご紹介します。
宛名には敬称を付けるのが基本です。
敬称には「様」「殿」「先生」などがありますが、仕事のメールでは「様」が一般的です。
懇意な相手には「さん」を使うこともありますが、「ちゃん」は行き過ぎです。相手が女性だからといって、必要以上になれなれしい呼び名にすると「きもい！」と敬遠されるだけなので注意しましょう。
「△△社長様」と役職名に「様」を付けた宛名を見かけますが、これは間違いです。
「役職＝敬称」なので、「社長」「部長」「課長」などの役職名の後に、敬称の「様」を付ける必要はありません。
ですが、役職名の後に「様」を付けないと呼び捨てにしているようで抵抗があるという場合は、「○○株式会社 社長 △△様」のように「社名＋役職名＋氏名＋様」というパターンを覚えておくとよいでしょう。
宛名で気をつけたいのは、書き誤りです。
名前であれば「斎藤」「斉藤」といった漢字の違い、社名であれば「伊呂波」「イロハ」「いろは」といった表記の違い、「株式会社」「有限会社」が社名の前か後かの違いにも留意しましょう。
宛名の人名は「姓＋様」または「フルネーム＋様」が基本です。
親しみをこめたつもりでちゃん付けしても、相手に対してかえって失礼です。女性に「嬢」や「女史」もいただけません。宛名で「御中」を使うのは、担当者名が分からない場合のみ。
個人名が特定できる場合は「名前＋様」を使うので、「社名＋御中」と「名前＋様」を併用することはないので注意しましょう。