催促や督促のメールを送るときに最も気をつけなければならないのが、感情的になることです。
「一体どうなってるんだ！」「早くしてくれないか！」とちょっとでもイラッとする気持ちが先走ると、メールの文章も攻撃的になり相手を責めてしまいがちです。
相手が悪いと決めつけてかかると、もし後で行き違いや対応の遅れ、たまたま相手が忘れていただけと分かったときに気まずい思いをすることになります。
ここは苛立つ気持ちをグッと抑え、まずは状況を確認することから始めましょう。
貸し出したものを返してほしいときは「～の使用はお済みでしょうか？」と使用状況を確認します。
納品や提出の催促は「お願いしていた資料の提出はいつごろになりますか？」と進行状況を打診してみるのです。
貸した相手に直接、「返してほしい」とは言い出しにくいものですが、こちらで必要になった理由があれば切り出しやすくなります。
「社内で使用することになったので」「他所から貸してほしいと依頼があったので」など、なぜそれが必要になったのかという理由をさりげなく示して返却を求めるようにすると切り出しやすくなります。
さらに、「いつ貸したもの」で「いつまでに必要」か、納品・提出の期日を知らせることで、返却・提出される確率は一気にアップします。
ずるずると引き延ばされるのを防ぐためにも具体的な日数・日時を示して、期日までに必要である旨を上手に伝えましょう。
期日を過ぎても連絡や入金がない場合は、「入金がない！一体どうなっているんだ」と相手を責め立てる前に行き違いということも想定し、「いつ入金が行われたのか」その日時の確認を相手に求めます。
相手が悪いと決めつけるのではなく、こちらにも落ち度があるのではと確かめる姿勢をいつも忘れずにいましょう。
